Назначение корпоративных подрядчиков в MS Project Pro
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Назначение корпоративных подрядчиков в MS Project Pro
В современной практике управления проектами подрядные организации играют ключевую роль. Использование MS Project Pro в связке с Project Server или Project Online позволяет не просто учитывать факт привлечения сторонних сил, но и выстраивать прозрачную систему взаимодействия с корпоративными подрядчиками. Это обеспечивает единый стандарт отчетности и позволяет избежать хаоса при планировании ресурсов.
Зачем использовать корпоративные ресурсы для подрядчиков?
Помимо назначения подрядчиков в MS Project Server, мы можем эффективно управлять ими непосредственно в десктоп-версии MS Project Pro. Основное преимущество здесь — гибкость. Вы можете создать локальное описание подрядчиков, спланировать их работы и в последствии заменить на реальных корпоративных подрядчиков, когда тендер завершен или контракт подписан. Это позволяет РП начинать планирование проекта еще до того, как определен конкретный исполнитель.
На начальном этапе планирования проекта (пре-сейл или инициация) у вас может еще не быть доступа к корпоративному пулу ресурсов. В этом случае MS Project Pro позволяет создать локальную «заглушку».
При создании локального описания подрядчиков необходимо выполнить следующие действия:
- Перейди на представление «Лист ресурсов». Это основной рабочий стол для управления всеми силами проекта. Откройте вкладку «Вид» и выберите «Лист ресурсов».
- Создать затратный ресурс. Введите название (например, «Подрядчик по ИТ»). Для создания типа ресурса укажите в столбце «Тип», что это «Затраты». Дополнительно в описании ресурса можно пометить, что он имеет тип **«Уникальный»**, чтобы выделить его среди штатных сотрудников.
- В окне описание ресурсу перейдите на закладку «Настраиваемые поля». В поле «Тип работ подрядчика» установите пункты напротив тех видов работ, которые должен выполнять данный подрядчик (например, монтаж, разработка, аудит). Это критически важно для дальнейшей фильтрации и аналитики.
Когда проект переходит в активную фазу, наступает время синхронизации вашего плана с общей базой ресурсов компании. Это позволяет руководству видеть общую загрузку подрядчика во всех проектах организации.
Для назначения корпоративных подрядчиков:
- Откройте диалог выбора ресурсов: Перейдите на пункт меню «Ресурс», нажмите кнопку «Добавить ресурсы» и выберите подпункт «Создать корпоративную группу…»**. Перед вами откроется окно доступа к глобальному пулу ресурсов компании.
- Настройте фильтрацию: В открытом окне в пункте «Существующие фильтры» установите фильтр «Ресурсы-затраты». Это позволит мгновенно отсечь сотни штатных сотрудников и оставить только внешние организации.
- Используйте иерархию (СДРес): В поле «Группировка по:» укажите поле «СДРес» (Структура декомпозиции ресурсов). Это сгруппирует подрядчиков по их функциональным департаментам или категориям услуг, что значительно ускоряет поиск.
- Добавление в проект: Чтобы добавить подрядчика в проект, выделите его в левой части (список всех ресурсов компании) и нажмите кнопку «Добавить». Теперь он станет частью вашей команды.
- Удаление: Если подрядчик больше не участвует в работах, выделите его в правой колонке и нажмите кнопку «< Удалить».
- Замена (Самый важный пункт): Если у вас уже были назначены задачи на «локального» подрядчика, выделите и локального, и корпоративного подрядчиков, а затем нажмите кнопку «Заменить >». Все задачи будут автоматически переназначены на реальную организацию с сохранением всех сроков и объемов.
- Уточнение данных: Для получения полной информации о подрядчике (контакты, специализация, лимиты) выделите его и нажмите кнопку «Подробности…».
Практические рекомендации по контролю
Работа с подрядчиками в MS Project Pro требует внимания к деталям после их назначения:
- Контроль факта: Поскольку подрядчики чаще всего являются «Затратными» ресурсами, не забывайте вводить фактические затраты в поле «Фактические затраты» на представлении «Использование задач» по мере подписания актов выполненных работ (например, КС-2/КС-3).
- Аналитика в PWA: После публикации проекта все данные о ваших назначениях станут доступны в Project Web App. Это позволит руководству формировать отчеты: «Сколько проектов сейчас используют конкретного подрядчика и каков общий объем выплат ему по всем контрактам».
- Синхронизация: Всегда проверяйте, чтобы настраиваемые поля локального ресурса совпадали с логикой корпоративных полей, иначе при замене могут возникнуть ошибки в отчетности.
Грамотное использование корпоративных подрядчиков превращает MS Project из простого инструмента планирования графиков в мощную систему финансового и ресурсного контроля, позволяющую управлять внешними силами компании максимально прозрачно и эффективно.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Управление контрактами
Проведение открытого конкурса
