Установка факта работ подрядчиков в MS Project Pro
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Установка факта работ подрядчиков в MS Project Pro
В процессе управления проектом фиксация фактических данных является критически важным этапом, позволяющим оценить реальное отклонение от графика и бюджета. MS Project Pro предоставляет несколько гибких инструментов для ввода информации о реализации задач подрядными организациями, каждый из которых влияет на расчеты стоимости и трудозатрат.
Методы установки факта
Программный продукт предлагает два основных подхода к учету выполненных работ подрядчиков:
- Процент реализации по трудозатратам:
- Суть: Вы устанавливаете значение в поле «% завершения по трудозатратам».
- Последствия: При вводе этого значения система автоматически переносит часть запланированных затрат задачи в категорию «Фактические затраты» пропорционально указанному проценту. Это удобно, если оплата подрядчику строго привязана к физическому прогрессу.
- Прямой ввод фактических затрат:
- Суть: Вы вручную устанавливаете сумму в поле «Фактические затраты».
- Последствия: На основе введенной суммы MS Project автоматически рассчитывает процент завершения задачи. Данный метод приоритетен, когда выплаты подрядчику осуществляются по факту подписания актов на определенные суммы, которые могут нелинейно зависеть от трудозатрат.
Порядок установки факта реализации
Для корректного обновления проектного плана рекомендуется придерживаться следующей последовательности действий:
Этап 1: Фиксация прогресса в Диаграмме Ганта
Первичная установка факта реализации задач обычно происходит в представлении «Диаграмма Ганта».
- В таблицу добавляется столбец «% завершения».
- Менеджер вносит актуальные данные о прогрессе. Это визуально отображает выполнение работ на временной шкале (внутри отрезков задач появляются прогресс-бары).
Этап 2: Фиксация финансовых данных в Использовании ресурсов
После того как физический прогресс отмечен, необходимо актуализировать финансовые показатели. Для этого перейдите в представление «Использование ресурсов». Данный вид позволяет увидеть детальную разбивку по каждому подрядчику и назначенным на него задачам.
Детальный анализ представления «Использование ресурсов»
На изображении наглядно показана структура контроля подрядчика. В данном представлении можно эффективно отслеживать следующие показатели:
- Базовые затраты: Изначально утвержденный бюджет, с которым идет сравнение.
- Затраты: Текущая прогнозная стоимость (с учетом изменений).
- Фактические затраты: Реально выплаченные или заактированные суммы.
- Отклонение по стоимости: Автоматически рассчитываемая разница между планом и фактом.
На скриншоте видно, что для ресурса «Компания подрядчик» общий процент завершения составляет 84%. При этом задача «Кровля» выполнена на 88%, а фактические затраты по ней составили $17 000 при базовом плане в $18 000. Это указывает на экономию в размере $1 400 (с учетом текущих прогнозов).
Практические рекомендации по работе с подрядчиками
- Повременные данные: В правой части представления «Использование ресурсов» (временная сетка) можно вносить фактические затраты по дням, неделям или месяцам. Это критично для проектов с поэтапной оплатой, так как позволяет видеть распределение денежных потоков (Cash Flow).
- Контроль отклонений: Поле «Отклонение по стоимости» служит главным индикатором здоровья бюджета. Если оно становится положительным (красным в некоторых настройках), это сигнал о превышении бюджета подрядчиком.
- Синхронизация: При вводе факта следите за тем, чтобы даты начала и окончания задач в MS Project совпадали с датами в отчетных документах подрядчика. Если подрядчик закончил работу позже срока, установите реальную дату в поле «Фактическое окончание», чтобы система пересчитала все последующие зависимости.
Использование этих инструментов позволяет менеджеру проекта обладать полной прозрачностью во взаимоотношениях с подрядчиками, оперативно реагируя на любые финансовые или календарные отклонения.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Управление контрактами
Проведение открытого конкурса
