Автоматическое планирование подрядчиков в MS Project Pro
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Автоматическое перепланирование подрядчиков в MS Project Pro
Управление стоимостью услуг подрядчиков часто вызывает сложности у проектных менеджеров: если сроки работ сдвигаются или длительность задач увеличивается, приходится вручную пересчитывать бюджеты. Однако Microsoft Project Professional обладает мощным функционалом, который позволяет автоматически перепланировать стоимость подряда при изменении длительности задач. Это особенно актуально для контрактов с повременной оплатой (например, аренда техники, охрана объекта или аутстаффинг специалистов).
Зачем автоматизировать расчет стоимости подряда?
Стандартный подход «фиксированной цены» не всегда отражает реалии проекта. Использование динамического перепланирования дает менеджеру:
- Мгновенный прогноз бюджета: при увеличении длительности задачи стоимость пересчитывается автоматически, показывая реальный финансовый прогноз.
- Точность отчетности: исключается человеческий фактор при ручном пересчете затрат.
- Прозрачность для стейкхолдеров: вы всегда можете обосновать изменение стоимости контракта объективным изменением сроков.
Методика настройки автоматического планирования
Для того чтобы система начала рассчитывать стоимость подрядчика как переменную величину, зависящую от времени, необходимо применить специфическую логику использования «Материальных ресурсов».
- Создание задач. Начните с представления «Диаграмма Ганта». Создайте задачу, выполнение которой требует участия подрядной организации. Например, как показано на приложенном скриншоте, это может быть задача «Охрана объекта».
- Подготовка ресурса в «Листе ресурсов». Секрет автоматизации кроется в настройках ресурса. Перейдите в представление «Лист ресурсов» и занесите подрядчика, соблюдая следующие параметры:
- Тип ресурса: установите «Материальный». Несмотря на то что подрядчик — это люди или компания, тип «Трудовой» привязывает стоимость к часам работы, что не всегда удобно для управления контрактами.
- Единица измерения: укажите значок валюты вашего проекта (например, «₴», «$» или «руб.»).
- Стандартная ставка: установите значение «1». Это превратит материальный ресурс в универсальный денежный эквивалент.
- Назначение и установка интенсивности затрат. Назначьте созданный ресурс на задачу проекта. Теперь необходимо указать системе, сколько денег «потребляет» этот подрядчик в единицу времени.
- Перейдите в представление «Использование задач».
- Добавьте столбец «Единицы назначения» (или используйте стандартное поле единиц).
- В этом столбце укажите интенсивность оплат в формате «значок валюты/период».
Вы можете гибко настраивать объем использования ресурсов:
- «/день» — для ежедневных выплат (например, 220 ₴/день).
- «/нед» — для еженедельной тарификации.
- «/мес» — для ежемесячных контрактов (как показано на скриншоте: 4 400 ₴/мес).
На представленном скриншоте мы видим задачу «Охрана объекта» длительностью 25 дней.
- Подрядчику «Охранники» установлена ставка 4 400 ₴/мес.
- Система автоматически рассчитывает общие затраты: поскольку 25 дней — это примерно 0,83 месяца (при стандартном календаре), общая сумма составит 5 500,00 ₴.
- В правой части экрана (временная сетка) мы видим, как затраты распределяются по дням: по 220,00 ₴ на каждый рабочий день.
Главное преимущество: если вы увеличите длительность охраны до 30 дней, MS Project автоматически увеличит поле «Затраты» и «Стоимость», добавив соответствующие суммы в план-график. Вам больше не нужно заходить в бюджетные таблицы и вручную корректировать цифры при каждом изменении расписания.
Рекомендации для профессионального планирования
- Контроль лимитов: используйте столбец «Базовые затраты», чтобы сравнивать первоначальный бюджет контракта с тем, который получается в результате автоматических сдвигов сроков.
- Разные календари: помните, что расчет «в день» или «в месяц» зависит от настроек календаря проекта. Если подрядчик работает без выходных, назначьте ему соответствующий 24/7 или 7-дневный календарь для корректного начисления суточных платежей.
- Комбинированные платежи: если контракт предполагает фиксированный аванс и последующую оплату «за день», вы можете добавить в ресурс «Затраты на использование» (фиксированная часть) и оставить ставку «1» для переменной части.
Эта настройка превращает MS Project из простого календаря в полноценный инструмент финансового моделирования, позволяя менеджеру видеть реальную стоимость проекта в любой момент времени.
Подробнее о планировании ресурсов в материале "Назначение ресурсов в MS Project"
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Планирование контрактов в проекте
Планирование лотов в проекте
