Фиксация проблем проекта в MS Project Pro
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Фиксация проблем проекта в MS Project Pro
В процессе реализации любого проекта менеджер неизбежно сталкивается со срывом сроков, превышением бюджетов и ресурсными конфликтами. Однако сама по себе фиксация отклонений (например, понимание того, что этап отстал на 10 дней) не дает ответа на главный управленческий вопрос: почему это произошло? Без привязки сухих цифр к конкретным первопричинам руководство компании не сможет принять корректирующие решения, а проектный офис (PMO) не зафиксирует извлеченные уроки (Lessons Learned) для будущих периодов.
Интеграция качественного анализа (описания проблем) и количественного анализа (расчета отклонений) в рамках MS Project Professional позволяет решить три ключевые задачи управления:
- Комплексный аудит: Проводить оперативный анализ текущего состояния проекта руководителем и специалистами проектного офиса.
- Проактивное управление: Своевременно инициировать риски, возникающие при реализации проекта, пресекая их перерастание в критические проблемы.
- Прозрачная отчетность: Профессионально и аргументированно отчитываться о реальной ситуации в проекте перед высшим руководством (топ-менеджментом) и инвесторами.
Создание классификатора типовых проблем через таблицу подстановки
Если вносить причины сбоев обычным текстом, каждый сотрудник будет формулировать их по-своему («подвел субподрядчик», «нет рабочих», «проблемы с подрядной организацией»). Это сделает невозможным последующую сквозную фильтрацию и аналитику по портфелю проектов. Для фиксации проблем проектного офиса необходимо создать единый корпоративный справочник.
Для создания структурированного поля контроля в MS Project Pro выполните следующие шаги:
Шаг 1. Переход к свойствам полей
Открыв рабочий график (например, строительный или ИТ-проект), перейдите на вкладку верхнего меню «Проект» и в блоке «Свойства» нажмите на кнопку «Настраиваемые поля» (Custom Fields).
Шаг 2. Выбор типа данных
В открывшемся диалоговом окне установите переключатель на объект «Задача», а в выпадающем списке типов выберите значение «Текст». Выберите любое неиспользуемое поле (например, Текст1) и переименуйте его в Описание проблем или Причина отклонения.
Шаг 3. Настройка справочника (Таблицы подстановки)
Вместо обычного ввода текста активируйте жесткий классификатор. В блоке «Настраиваемые атрибуты» нажмите на кнопку «Подстановка...» (Lookup...). В открывшейся таблице введите значения типовых проблем, с которыми регулярно сталкивается проектный менеджер компании.
Пример наполнения корпоративного справочника PMO:
- «Задержка поставки материалов / оборудования»
- «Срыв сроков со стороны субподрядчика»
- «Ошибки в проектно-сметной документации (ПСД)»
- «Нехватка трудовых ресурсов / техники на площадке»
- «Форс-мажор / погодные условия»
- «Задержка финансирования / согласования актов»
Нажмите кнопку «Закрыть», а затем «ОК», чтобы сохранить настройки созданного поля. Теперь при заполнении этой колонки в графике пользователи смогут выбирать причины строго из выпадающего списка.
Настройка аналитического представления для контроля отклонений
Чтобы настроить эффективное рабочее пространство для анализа проектов в MS Project Pro, стандартную таблицу «Ввод» на Диаграмме Ганта необходимо модернизировать, объединив математические метрики с вашим новым справочником проблем.
Добавьте в таблицу следующие столбцы контроля отклонений, которые рассчитываются автоматически относительно сохраненного Базового плана:
- «Отклонение по длительности» (Duration Variance) - демонстрирует, на сколько рабочих дней увеличился или уменьшился срок выполнения конкретной задачи.
- «Отклонение по окончанию» (Finish Variance) - показывает фактическое смещение даты финального завершения работы в календарных днях.
- «Отклонение по затратам» / «Отклонение по стоимости» (Cost Variance) - фиксирует сумму финансового перерасхода или экономии бюджета на текущую дату.
Прямо рядом с этими метриками добавьте созданный столбец для описания проблем (Описание проблем).
Практический сценарий анализа и фильтрации данных
Когда аналитическое представление настроено, руководитель проекта или куратор из PMO получает мощный инструмент экспресс-диагностики.
В созданном представлении вы можете устанавливать гибкие фильтры по столбцам «% завершения», «Отклонение по окончанию» и «Описание проблем»:
- Выявление проблемных зон: Менеджер ставит фильтр по столбцу «% завершения» (например, «% завершения < 100%» для вывода только активных или просроченных задач) или отбирает задачи, у которых «Отклонение по окончанию» больше 0 дней.
- Анализ первопричин: Просматривая отфильтрованные строки (например, этап «Кладка из кирпича под плиту перекрытия», где зафиксировано отставание), менеджер открывает выпадающий список в созданном поле и выбирает точную причину -ф «Нехватка трудовых ресурсов / техники на площадке».
- Портфельная фильтрация: Директор проектного офиса может запустить глобальный фильтр по всему пулу проектов и отобрать все задачи во всех графиках, у которых причиной отклонения указан «Срыв сроков со стороны субподрядчика». Это позволяет выявить ненадежных контрагентов на уровне всей компании.
Такой подход превращает сухие математические данные календарного графика в живую управленческую модель. Руководство компании видит не просто констатацию факта срыва дедлайнов, а структурированную аналитическую картину, позволяющую оперативно перераспределять бюджеты, усиливать проблемные участки ресурсами и превентивно минимизировать риски на будущих этапах проекта.
Есть вопросы по настройке таблиц подстановки или фильтрации задач в MS Project Pro? Пишите свои комментарии и задавайте вопросы на нашем yutube канале.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Метод критической цепи в MS Project Pro
Риски проекта
